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Secteur

Des outils conçus pour les agences immobilières.

Organisation des dossiers, rédaction d'annonces, suivi des mandats et rapprochement entre biens et acquéreurs potentiels.

Trois enjeux fréquents dans le secteur

Rédaction d'annonces répétitive

Transformer les caractéristiques techniques d'un bien en annonce claire et attractive prend du temps à chaque mandat.

Rapprochement biens-clients manuel

Croiser les critères clients avec les biens disponibles repose souvent sur la mémoire du courtier.

Suivi commercial dispersé

Visites, contre-offres, dossiers de financement et relances sont parfois répartis entre Excel, emails et notes.

Une journée dans une agence de 5 personnes

  1. 08:15

    Tri des dossiers de candidatureUne annonce mise en ligne hier soir, 14 dossiers reçus par mail ce matin. Extrait des poursuites en PDF, fiches de salaire scannées, lettre de motivation : chaque dossier, ouverture des pièces une par une dans le webmail.20 minutes par dossier, et le bien part au candidat qu'on a relu en premier, pas forcément au meilleur profil.

  2. 14:30

    Annonce d'un nouveau mandatVente d'un objet : la fiche technique du propriétaire (surface, PPE, charges, année rénovation, LDTR si applicable) doit devenir une annonce Homegate + ImmoScout24 + Newhome, plus une plaquette PDF. Trois canaux, trois formats, trois copier-coller.Une heure de rédaction, et la moindre correction d'un détail se répète trois fois.

  3. 16:30

    Suivi commercial avant signature notaireActe authentique cette semaine chez le notaire. Vérifier que la réquisition Terravis est prête, que la cédule hypothécaire est libérée, que l'autorisation LFAIE n'est pas requise, confirmer commission art. 412 CO. Statut dispersé entre mail notaire, dossier banque, note interne.Un point manqué = signature reportée, commission différée.

  4. 17:30

    Notification de hausse de loyer à préparerPour un dossier vaudois, la formule officielle homologuée par la Direction du logement doit être remplie correctement, sinon la hausse est nulle. Recherche du bon modèle, vérification des dates et des motifs.Notification mal cadrée = contestation devant la préfecture, dossier figé.

Cinq cas d'usage potentiels

  • Génération d'annonces depuis fiche bien

    Aujourd'hui : L'annonce est rédigée manuellement à partir des plans, photos et caractéristiques techniques.

    Approche : Proposition structurée : titre, description, points forts et mots-clés, puis relecture humaine.

    −2 à 4 h / mandat

  • Rapprochement biens-clients

    Aujourd'hui : Chaque nouveau bien ou nouveau client nécessite une recherche manuelle dans le portefeuille.

    Approche : Moteur de rapprochement qui signale les correspondances selon les critères définis.

    −5 à 10 h / mois

  • Suivi commercial et vue d'ensemble

    Aujourd'hui : La vue sur les mandats actifs, visites, offres et signatures doit être reconstruite manuellement.

    Approche : Vue centralisée des étapes de chaque dossier avec alertes sur les prochaines actions.

    Suivi plus lisible

  • Relances clients préparées

    Aujourd'hui : Les prospects froids et relances après visite sont suivis au cas par cas.

    Approche : Séquences de relance préparées selon les événements : visite, offre, dossier en attente.

    Conversion mieux suivie

  • Préparation des dossiers de candidature

    Aujourd'hui : Les pièces sont demandées, relancées et classées manuellement à chaque candidature.

    Approche : Checklist par candidat, suivi de statut et archivage centralisé.

    −2 à 4 h / dossier

Estimations à confirmer selon l'agence, le volume de mandats et les outils existants.

Notre démarche

Pour une agence, la friction prioritaire vient du tri des dossiers entrants et du suivi des étapes notariales avant signature. C'est de ce type de point qu'on part en pratique. Pas d'un catalogue de fonctionnalités.

  1. Observation. Vingt minutes au téléphone pour comprendre comment l'information circule chez vous : qui saisit quoi, où, et combien de fois.
  2. Cadrage. Nous choisissons ensemble la friction à traiter en premier. Celle dont la résolution apporte le plus de valeur pour l'effort engagé.
  3. Livraison. Un premier outil utilisable en 4 à 8 semaines, conçu pour votre fonctionnement réel.
  4. Itération. L'outil évolue avec les retours du terrain, sans refonte.
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